Wenn man es streng rechnet, verbringen viele von uns seit knapp fünf Jahren einen guten Teil ihres Arbeitslebens in Online-Meetings. Im Homeoffice, im Büro, im Zug, im Hotel – Kamera an, Mikro an, „Hört ihr mich?“.
Rein rechnerisch müssten wir inzwischen alle absolute Profis sein. Wie beim Autofahren: Wer tausende Kilometer Erfahrung hat, kann doch automatisch besser fahren – oder? Leider nein. Wer viel fährt, wird vor allem eins: routiniert. Ob man dabei gute oder schlechte Gewohnheiten entwickelt, ist eine ganz andere Frage.
Genauso ist es mit Online-Meetings: Häufigkeit ersetzt keine Qualität. Wir haben zwar gelernt, wie man das Mikro findet. Aber nicht unbedingt, wie man digital wirklich wirkt.
Routine ist nicht gleich Professionalität
In der „analogen Welt“ würden wir nie auf die Idee kommen zu sagen:
„Ich halte seit Jahren Präsentationen, da brauche ich keine Vorbereitung mehr.“
Online machen wir das ständig:
- Kamera steht, wie sie halt steht.
- Licht kommt „von irgendwo“.
- Der Bildschirm ist ein buntes Wimmelbild aus Dateien, Tabs und Benachrichtigungen.
- Teams-, Zoom- oder Webex-Einstellungen? Irgendwann mal angeklickt, seitdem nie wieder angesehen.
Das Problem: Unsere Meeting-Routine hat sich schneller entwickelt als unser Qualitätsanspruch. Wir haben gelernt, wie man irgendwie durchkommt, nicht, wie man souverän auffällt.
Dabei ist der Anspruch gestiegen: Kund:innen, Kolleg:innen, Führungskräfte – alle sind müde von mittelmäßigen Meetings. Wer heute klar, strukturiert und professionell wirkt, sticht sofort heraus.
Drei typische Online-Meeting-Fallen
Schauen wir uns mal ein paar Klassiker an, die du sicher kennst, vielleicht auch von dir selbst:
1. „Man sieht dich nicht, aber man hört dich irgendwie“
Technik funktioniert „so halb“: Das Bild ist dunkel, Gegenlicht vom Fenster, Kamera von unten (Zoom-Kinn inklusive), Ton okay, aber hallig.
Die Botschaft auf der Beziehungsebene:
„Ich habe mich nicht wirklich gekümmert.“
Dabei sind es oft Kleinigkeiten: eine frontale Lichtquelle, Kamera auf Augenhöhe, ein aufgeräumter echter Hintergrund. Genau diese Basics gehören zu einem professionellen virtuellen Auftritt und sind mit zwei, drei bewussten Entscheidungen erledigt.
2. „Ich teile mal eben… oh… Moment… falscher Bildschirm“
Du teilst deinen Bildschirm und alle sehen:
- 47 Dateien auf dem Desktop
- 12 leuchtend rote Badges in Outlook oder Teams
- den privaten Browser-Tab mit „Urlaub Toskana günstig“
Inhaltlich mag dein Vortrag top sein. Nur: Bis du die richtige Folie gefunden hast, ist ein Teil der Aufmerksamkeit weg. Und ein bisschen Vertrauen gleich mit.
Auch hier sind es simple Routinen: System-Benachrichtigungen aus, Desktop kurz aufräumen (Notlösung: Ordner „Desktop“ und alles rein), Lesezeichenleiste ausblenden, Presenter-Ansicht testen bevor das Meeting beginnt.
3. „Teams macht das schon automatisch“
Viele sehen Microsoft Teams, Zoom & Co. als neutrale Infrastruktur: Link verschicken, beitreten, fertig.
In Wahrheit triffst du schon vor dem Meeting eine Reihe von Entscheidungen:
- Wer darf den Warteraum umgehen?
- Wer ist Moderator:in, wer Referent:in, wer Gast?
- Sind Q&A, Chat oder Reaktionen sinnvoll oder eher ablenkend?
- Sind Breakout-Räume vorbereitet oder wollen wir mitten im Meeting noch rätseln, wer wohin gehört?
Diese kleinen Entscheidungen bestimmen, ob dein Meeting strukturiert und professionell wirkt, oder zufällig und improvisiert. Genau deshalb lohnt es sich, einmal bewusst das Meeting-Setup zu definieren und nicht bei den Standardeinstellungen zu bleiben.
Die eigentliche Frage: Wie ernst nimmst du deine digitale Bühne?
Vor Ort kennen wir das: Vor einer wichtigen Präsentation checken wir den Raum, testen Beamer und Mikro, stellen uns gedanklich auf das Publikum ein.
Online machen viele genau das Gegenteil: Wir klicken aus dem letzten Termin in den nächsten und hoffen, dass schon alles irgendwie passen wird.
Dabei ist der Bildschirm inzwischen unsere wichtigste Bühne:
- Für Kundengespräche.
- Für interne Entscheidungen.
- Für Führung, Feedback, Projektsteuerung.
Digitale Professionalität ist kein Extra mehr, sondern ein Teil unseres Jobprofils.
Wer das verstanden hat, betrachtet diese Fragen plötzlich anders:
- Wie möchte ich online wahrgenommen werden?
- Wie leicht mache ich es anderen, mir zu folgen?
- Wie viel kognitive Last verursache ich durch Technikchaos und wie viel Fokus ermögliche ich?
Kleine Stellschrauben, große Wirkung
Die gute Nachricht: Für 80 % des professionellen Eindrucks brauchst du keine teuren Studios, sondern nur ein paar bewusste Entscheidungen und Routinen:
- Einmal sauber einrichten – Kamera, Mikro, Internet, Testcall.
- Den eigenen Auftritt ernst nehmen – Licht, Kamera, Hintergrund, Framing.
- Screen-Sharing „entmüllen“ – Benachrichtigungen, Desktop, Browser.
- Tool-Setup gestalten – Rollen, Wartebereich, Q&A, Breakouts.
- Präsentation vorbereiten – richtiger Monitor, Referentenansicht, Laserpointer-Farbe.
Mehr ist es auf den ersten Blick nicht, aber diese kleinen Stellschrauben entscheiden, ob dein Online-Meeting nach „notwendigem Übel“ aussieht oder nach: „Okay, hier hat sich jemand Gedanken gemacht.“
Und wo fängt man jetzt an?
Reflexion ist der erste Schritt:
- Welche der oben beschriebenen Fallen kennst du von dir?
- Was wäre eine Sache, die du vor deinem nächsten Meeting bewusst anders machen willst?
Damit du das nicht jedes Mal neu erfinden musst, haben wir all diese Punkte auf eine Seite gebracht: eine kompakte Online-Meeting-Checkliste, die du vor wichtigen Terminen einfach kurz durchgehst.
Darauf findest du:
- die wichtigsten Basics für Technik & Setup,
- klare Hinweise für deinen virtuellen Auftritt,
- und praktische Punkte zu Teams-Einstellungen, Bildschirmfreigabe und Präsentation
Download: Online-Meeting Essentials
Wenn du Lust hast, dein nächstes Meeting nicht nur „zu überstehen“, sondern bewusst professionell zu gestalten, kannst du dir hier unsere Online-Meeting Essentials herunterladen:
Vielleicht stellst du danach fest: Wir sitzen zwar seit fünf Jahren ständig in Online-Meetings, aber heute war der Moment, an dem du angefangen hast, sie wirklich zu gestalten.
